Cela fait plus de 16 ans que je suis praticienne et éducatrice de santé ayurvédique à mon compte à Rennes. Comme je suis partie de rien et avec un petit budget, j’ai dû tout faire moi-même. De mon site internet à ma stratégie de communication en passant par la prise de rendez-vous, j’ai dû m’adapter à la clientèle au fil du temps. Si il y a 16 ans, je prenais la plupart du temps mes rendez-vous par téléphone que j’inscrivais sur mon agenda papier, aujourd’hui ce sont mes clients qui prennent rendez-vous sur Médoucine ou mon site internet.
Cependant, même si j’ai quasiment plus d’annulation, il n’en demeure pas moins que certaines persistent encore.
Alors, comment j’ai fait pour en arriver là ? C’est ce que vous allez décrire tout de suite.
Je vous livre mes 8 conseils pour limiter les annulations quand on est thérapeute.
- Politique d’annulation claire. S’il y a bien une chose qui est devenue imparable, c’est bien de définir clairement cette politique. Ce cadre permet de définir des limites claires comme les délais et les conséquences en cas d’annulation. Cette politique est à écrire clairement dans vos conditions générales de vente sur votre site internet et dans le mail de réponse automatique à chaque prise de rendez-vous. Par exemple, toute annulation devra se faire au moins 48h à l’avance. Passé ce délai, aucun remboursement ne pourra être accordé.
- Confirmation et rappels automatiques des rendez-vous. Aujourd’hui, il existe pléthores de solutions pour automatiser la confirmation des rendez-vous et leur rappel. Que ce soit par SMS ou par mail, voire les deux, bon nombre de plateformes et applications le proposent. Certaines peuvent même s’intégrer à votre site internet. Personnellement, j’ai choisi cette dernière et j’en suis clairement ravie.
- Dépôt de garantie. Au moment de la réservation du client, il est possible de lui proposer de payer toute ou en partie sa séance à l’avance. Il devient alors plus difficile pour lui de l’annuler et devra s’engager à venir à son rendez-vous.
- Planification flexible des RDVs. Poser un rendez-vous devient pratique et facile quand on a le choix du son créneau. Votre client honorera son rendez-vous sans accros et en sera même satisfait.
- Proposer des RDVs en visio. Même si la présence est quand même plus impactante, quand notre discipline nous le permet, il est intéressant de pouvoir proposer des RDVs en visio pour les personnes ne pouvant pas se déplacer ou vivant trop loin. L’annulation se fait également moins facilement quand il y a cette possibilité.
- La récurrence des RDVs après une première séance. Pour avoir essayé différentes formules de paiement, du règlement unique au forfait, ce qui fonctionne mieux aujourd’hui et qui me semble pertinent tant pour mes clients que pour suivre leur évolution à moyen terme est l’abonnement mensuel. La prise de RDV récurrente permet un suivi régulier et l’annulation est quasiment nulle avec ce fonctionnement.
- Enfin, établir une relation de confiance avec ses clients est une valeur sure parce qu’essentielle. De cette manière, non seulement, le client prendra plaisir à revenir mais aussi parce qu’il parlera de moi à son entourage. Bon combo non ?
Et pour les plus créatifs, dites-moi si vous avez d’autres conseils à donner. Je serai curieuse et ravie de pouvoir échanger avec vous.
